Buchungsregeln

Die Registerkarte Buchungsregeln enthält die Regeln, auf die Ihre Gäste auf der Buchungsseite treffen: wie viele Gäste eine Buchung haben darf, wie kurzfristig sie buchen können und ob das Formular nach Allergien fragt. Die Registerkarte ist lang, scrollen Sie also nach unten. Einige Bedienelemente darauf bewirken heute nichts — dieser Artikel sagt Ihnen, welche, damit Sie keine Zeit mit ihnen verlieren.

Diese Regeln gelten für Online-Gäste. Ihr Team kann in der Buchungsverwaltung weiterhin jede Buchung eintragen, egal was die Regeln sagen: in der Raumübersicht oder mit Manuelle Buchung auf der Buchungstafel. Die einzige Ausnahme ist die Schaltfläche Neue Buchung auf der Buchungstafel (Kalender mit Kapazität). Das Fenster, das sich dann öffnet, bietet nur Zeiten an, die auch Gäste wählen können, und richtet sich daher ebenfalls nach Ihren Öffnungszeiten und den Regeln weiter unten. Gesperrte Tage und Stunden halten es nicht auf.

Wie viele Gäste und wie weit im Voraus

Diese vier Felder stehen in der Gruppe Buchungsregeln. Die ersten drei erscheinen bei Kalendern mit der Strategie Restaurant-/Standort-Buchungskalender oder Kapazitätsbuchung; Mindeststunden im Voraus erscheint bei jedem Kalender. Tragen Sie in jedes eine ganze Zahl ein.

Mindeststunden im Voraus

Angenommen, es ist 10:20 Uhr und Mindeststunden im Voraus steht auf 3. Die früheste Startzeit, die Gäste heute wählen können, ist 13:30 Uhr (13:20 Uhr, auf die nächste Viertelstunde aufgerundet). Die Regel gilt auch über Mitternacht hinweg: Um 20:20 Uhr ist bei 12 Stunden die erste mögliche Zeit morgen 08:30 Uhr. Ein Tag, an dem keine Zeit übrig bleibt, zeigt Gästen gar keine Zeiten.

• 0 bedeutet keinen zusätzlichen Vorlauf, aber Gäste brauchen trotzdem eine Stunde: Um 10:20 Uhr ist die erste angebotene Zeit 11:30 Uhr.
• Ein Kalender, der bei Clavas eigener Einrichtung angelegt wurde, beginnt mit 2.
• Die Zahl blendet nur Zeiten aus. Sie schließt keinen ganzen Tag — dafür nutzen Sie unten Same-Day-Buchungen deaktivieren.

Die sieben Schalter

Unter den Feldern folgen sieben Schalter in zwei Spalten. Es sind Kontrollkästchen: Setzen Sie ein Häkchen, um einen einzuschalten.

Bestätigung erforderlich, Nach Allergenen fragen und Nach Ernährungspräferenzen fragen gehören zu den Tarifen Pro und Ultimate. Im Tarif Free sind sie ausgegraut, mit einem Etikett BEZAHLT und dem Hinweis, dass sie in den Tarifen Pro und Ultimate verfügbar sind. Während einer Testphase tragen sie das Etikett TESTVERSION und funktionieren. Speichern Sie in einem Tarif ohne sie, schaltet Clava sie aus.

Gäste wählen lassen, wo sie sitzen

Bei einem Kapazitätsbuchung-Kalender kann eine Venue mit mehreren Bereichen — innen und Terrasse, Saal und Garten — die Gäste den Bereich selbst wählen lassen. Kreuzen Sie Gäste wählen den Bereich an (der Schalter erscheint nur bei Kapazitätsbuchung-Kalendern; anfangs ist er aus). Wählt ein Gast dann eine Zeit, die in mehreren Bereichen Platz hat, beginnt der Schritt mit den Angaben mit Bereich und je einer Schaltfläche für jeden Bereich, der zu dieser Zeit noch Platz hat. Der erste ist schon gewählt, ein Gast, der ihn übergeht, wird also wie bisher platziert.

• Benennen Sie die Bereiche für Ihre Gäste unter Bereiche und Tische: das Feld Name für Gäste, in jeder Sprache Ihrer Venue. Eine Sprache, die Sie leer lassen, zeigt den Bereichsnamen.
• Angeboten werden nur Bereiche mit Häkchen bei Online buchbar, und nur solange genug Plätze frei sind. Die Wahl wird bei der Buchung noch einmal geprüft: Ist der Bereich inzwischen voll, wird der Gast gebeten, einen anderen Bereich oder eine andere Zeit zu wählen.
• Bei ausgeschaltetem Schalter werden Gäste im ersten Bereich mit freien Plätzen platziert, gefragt wird nichts.

Meldungen für größere Gruppen

Ganz unten auf der Registerkarte lassen Sie mit Ausnahmemeldungen einen Hinweis anzeigen, wenn ein Gast eine große Zahl antippt — zum Beispiel „Ab 7 Gästen rufen Sie uns bitte an.“ Der Hinweis ist nur ein Hinweis: Der Gast kann trotzdem weitermachen und buchen.

1. Klicken Sie auf + Meldungen (1). Eine neue Zeile (2) erscheint.
2. Wählen Sie die Sprache, für die die Meldung gilt. Es ist die Sprache der Buchungsseite, die der Gast liest.
3. Tragen Sie die Gastzahl ein. Der Hinweis erscheint, wenn der Gast diese Zahl oder eine größere antippt.
4. Tippen Sie die Meldung. Wörter machen Sie fett, indem Sie auf jeder Seite zwei Sternchen setzen, etwa **rufen Sie uns an**, und einen Link fügen Sie so ein: [unsere Kontaktseite](https://example.com).
5. Klicken Sie oben auf der Registerkarte auf Speichern.

Um eine Meldung zu entfernen, klicken Sie auf ihr Papierkorb-Symbol (3) und speichern.

Was der Gast sieht: das gelbe Feld (2) unter den Zahlentasten, in seiner Sprache. Einiges ist gut zu wissen:

• Eine Meldung pro Sprache. Clava zeigt die erste Meldung, deren Sprache zur Sprache der Buchungsseite passt. Ein Gast, der die Seite in einer Sprache liest, für die Sie keine Meldung haben, sieht nichts — es gibt keinen Rückgriff auf Englisch. Legen Sie für jede Sprache Ihrer Website eine Zeile an. Siehe Sprachen.
• Die Zahlentasten enden bei Ihrem Maximum. Steht Höchstanzahl Gäste auf 8, kann niemand die 9 antippen. Setzen Sie die Gastzahl Ihrer Meldung deshalb auf 8 oder niedriger.
• Achten Sie auf die Feldbreite. Das Meldungsfeld auf dieser Registerkarte ist schmal, ein langer Text sieht beim Tippen abgeschnitten aus. Gäste sehen ihn vollständig.

Drei Zahlen für ältere Integrationen

Die erste Gruppe auf der Registerkarte, Ältere Integrationen, enthält drei Zahlen. Clava sagt es selbst im grauen Text unter der Überschrift: Nur die ältere Kalender-Schnittstelle nutzt sie, zum Beispiel ein älteres Plug-in für Ihre Website. Ihre Buchungsseite und das Buchungsformular auf Ihrer Website nutzen sie nicht.

Lassen Sie sie, wie sie sind. Eine Änderung ändert nichts für Ihre Gäste. Clava prüft sie beim Speichern trotzdem, leeren Sie also die ersten beiden nicht: Jede braucht eine ganze Zahl von mindestens 1.

Wenn Clava „Nicht gespeichert“ meldet

Clava prüft beim Speichern alle Felder der Registerkarten Allgemein, Buchungsregeln und Kommunikation. Ist eines falsch, wird nichts gespeichert, oben rechts erscheint die rote Meldung Nicht gespeichert, und ein roter Hinweis unter dem Feld sagt, was Sie ändern müssen.

Hier wurde Mindestanzahl Gäste auf 10 gesetzt, während Höchstanzahl Gäste 8 ist. Deshalb lautet der Hinweis Die maximale Gästezahl darf nicht kleiner sein als die Mindestgästezahl. Korrigieren Sie das Feld und speichern Sie erneut.

Was Clava auf dieser Registerkarte prüft:

• Mindestanzahl Gäste — eine ganze Zahl von 1 bis 50.
• Höchstanzahl Gäste — leer oder eine ganze Zahl von 1 bis 1000, die nicht kleiner ist als Mindestanzahl Gäste.
• Tischgröße und Standardanzahl gleichzeitiger Zeitfenster — ganze Zahlen von mindestens 1.
• Standarddauer des Zeitfensters (Minuten) — eine ganze Zahl von 1 bis 1440.
• Zeitfenster-Limit für Online-Buchungen — leer oder eine ganze Zahl von mindestens 1.
• Mindeststunden im Voraus — eine ganze Zahl von 0 bis 8760.
• Ausnahmemeldungen — jede Zeile braucht eine Sprache und eine Gastzahl von mindestens 1.

Tipps

• Sie wollen Buchungen am selben Tag? Lassen Sie Same-Day-Buchungen deaktivieren aus und halten Sie Mindeststunden im Voraus klein, etwa 1 oder 2. Wollen Sie den heutigen Tag ganz schließen? Schalten Sie Same-Day-Buchungen deaktivieren ein.
• Verlassen Sie sich nicht auf die zwei stillen Schalter. Bestätigung erforderlich und Tische kombinieren bewirken heute nichts, eine Buchung ist also immer bestätigt und bekommt immer einen Tisch.
• Testen Sie als Gast. Öffnen Sie nach dem Speichern Ihre Buchungsseite in einem privaten Fenster und tippen Sie die Zahlen 1, Ihr Maximum und eine dazwischen an.
• Speichern Sie einmal am Ende. Die drei Registerkarten Allgemein, Buchungsregeln und Kommunikation werden zusammen gespeichert — siehe So funktioniert das Speichern.

Siehe auch

• Was ein Buchungskalender macht
• Allgemeine Einstellungen
• E-Mails und Nachrichten
• Öffnungszeiten
• Geschlossene Tage und gesperrte Zeiten
• Bereiche und Tische